Modalità di sottoscrizione delle istanze telematiche e abolizione del modello "procura speciale"

dal 1° DICEMBRE 2023

NON sarà più consentito alle SOCIETA' il deposito di istanze e denunce telematiche destinate al Registro delle Imprese ed al Repertorio Economico Amministrativo (R.E.A.) con il modello cartaceo della “procura speciale” accompagnato dalla copia del documento d’identità personale del sottoscrittore e con annotato il codice univoco di identificazione della singola pratica telematica.

dal 1° MARZO 2024

NON sarà più consentito alle IMPRESE INDIVIDUALI e delle restanti forme giuridiche iscritte nel Registro delle Imprese e per gli altri Soggetti collettivi REA il deposito di istanze e denunce telematiche destinate al Registro delle Imprese ed al Repertorio Economico Amministrativo (R.E.A.) con il modello cartaceo della “procura speciale” accompagnato dalla copia del documento d’identità personale del sottoscrittore e con annotato il codice univoco di identificazione della singola pratica telematica.

Pertanto dal 01/12/2023 nel caso di società e dal 01/03/2024 nel caso delle imprese individuali e degli altri soggetti giuridici iscritti nel Registro delle Imprese e nel R.E.A. il soggetto obbligato o legittimato alla presentazione della domanda o denuncia o dell’atto da pubblicare (es. titolare di impresa individuale, legale rappresentante, amministratore, liquidatore, sindaco, revisore, ecc.) dovrà presentare la modulistica ministeriale sottoscritta esclusivamente mediante l’utilizzo del proprio dispositivo di firma digitale.

Resta inteso che gli intermediari e i soggetti terzi (Associazioni di categoria, agenzie per il disbrigo di pratiche amministrative, professionisti in genere, ecc.) continueranno a svolgere le importanti attività di predisposizione e inoltro delle domande e delle denunce telematiche, che dovranno però recare la doppia sottoscrizione digitale, ossia quella dell’intermediario nel modello di Comunicazione Unica, in aggiunta a quella del soggetto obbligato/legittimato, quale unico soggetto titolato a qualificarsi come “soggetto dichiarante”.

Si raccomanda ai soggetti interessati la necessità di acquisire per tempo il dispositivo di firma digitale e, per chi ne fosse già in possesso, di verificarne il corretto funzionamento e la scadenza.

Dal punto di vista normativo, la dismissione del modello di procura cartacea consentirà la completa attuazione dell’art. 31 della Legg 340/200 e s.m.i., che richiede la firma digitale del soggetto obbligato/legittimato alla presentazione delle domande al Registro delle Imprese ed al R.E.A., rispondendo all’esigenza primaria di assicurare una sempre maggiore certezza sull’identità del soggetto tenuto all’adempimento e, al contempo, alle necessità di sempre maggiore semplificazione e diffusione degli strumenti di sottoscrizione digitale.

Conseguentemente, a seguito dell’eliminazione del Modulo “Procura Speciale” dal 1° dicembre 2023 per le società e dal 1° marzo 2024 per le imprese individuali e gli altri soggetti giuridici iscritti nel Registro delle Imprese e nel R.E.A, la modalità di sottoscrizione delle istanze da inviare al Registro Imprese e REA, viene regolamentata come di seguito precisato.

1. A) Soggetti obbligati/legittimati all'intestazione e sottoscrizione con firma digitale della distinta e relativa modulistica del Registro Imprese

Il modello di Comunicazione Unica e la distinta Registro Imprese devono riportare come soggetto intestatario dichiarante esclusivamente uno dei tre soggetti sotto indicati, che sottoscrive con la propria firma digitale.

• Amministratori/liquidatori/sindaci/titolare di impresa individuale
• Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili 
• Notai 

1. B) Intermediario (ovvero colui che cura materialmente la sola trasmissione della pratica)
   Le domande/denunce di iscrizione al Registro delle imprese o al REA potranno essere “inviate” anche da intermediari (ad es. Associazioni di categoria, Agenzie di pratiche amministrative, Professionisti del settore in genere). L’intermediario continuerà quindi a svolgere un ruolo importante nelle interlocuzioni con l’Ufficio per le domande/denunce presentate, ma non potrà più qualificarsi come “soggetto dichiarante”.
2. C) Casi di esonero della sottoscrizione digitale da parte dei soggetti obbligati.

In deroga all’obbligo di sottoscrizione digitale delle domande da parte di coloro che per legge ne sono obbligati alla presentazione, sono previste le seguenti ipotesi di esonero:

1. Scioglimento di diritto della società di persone con contestuale richiesta di cancellazione
   Trattandosi dell'ultimo adempimento dell’impresa, le pratiche di scioglimento di diritto della società di persone con contestuale richiesta di cancellazione vengono accettate anche con il modello cartaceo “Procura speciale” rilasciata al “Soggetto incaricato”, che allega le dichiarazioni di scioglimento delle società di persone per causa operante di diritto sottoscritte graficamente dai soci con allegata copia del documento di identità dei sottoscrittori.
2. Cancellazione delle società di capitali e delle società di persone

      Trattandosi dell'ultimo adempimento dell'impresa, le pratiche di cancellazione vengono accettate anche con il modello cartaceo “Procura speciale” rilasciata al “Soggetto incaricato”, che allega la dichiarazione dovuta sottoscritta graficamente dal liquidatore con allegata copia del documento di identità.

1. Deposito bilancio finale di liquidazione con contestuale cancellazione e dichiarazione di approvazione espressa dello stesso

      Trattandosi dell'ultimo adempimento dell’impresa, queste pratiche vengono accettate anche con il modello cartaceo “Procura speciale” rilasciata al “Soggetto incaricato”, che allega la dichiarazione dovuta sottoscritta graficamente dal liquidatore con allegata copia del documento di identità.

1. Trasferimento quote di S.r.l. per causa di morte

      Trattandosi di adempimento unico da parte dell'erede, questa pratica viene accettata anche con il modello cartaceo “Procura speciale” rilasciata al “Soggetto incaricato”, che allega la dichiarazione dovuta sottoscritta graficamente dall'erede con allegata copia del documento di identità.

1. Cancellazione di impresa individuale e di Soggetto iscritto nel R.E.A.

      Trattandosi dell'ultimo adempimento dell'impresa/Soggetto R.E.A., le pratiche di cancellazione vengono accettate anche con il modello cartaceo “Procura speciale” rilasciata al “Soggetto incaricato”, che allega la dichiarazione sottoscritta graficamente dal titolare dell’impresa individuale o dal legale rappresentante del Soggetto iscritto nel R.E.A., con allegata copia del documento di identità dell’interessato.

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1)    Amministratori/liquidatori/sindaci/titolare di impresa individuale 

Si tratta di istanze che vengono presentate direttamente dal soggetto obbligato (amministratore, liquidatore, sindaco, titolare di impresa individuale, legale rappresentante di Soggetto iscritto nel R.E.A., ecc.) con l'apposizione della propria firma digitale.

Elenco esemplificativo di alcuni tra gli adempimenti più frequenti:

• Iscrizione delle nomine, conferme e cessazioni degli amministratori/liquidatori

Ogni amministratore/liquidatore nominato o confermato deve firmare digitalmente la domanda di iscrizione. Se la società è dotata di un organo di controllo, in caso di cessazione di uno o più amministratori/liquidatori, la domanda deve essere firmata digitalmente anche da un sindaco effettivo, soggetto obbligato a comunicare la cessazione.

Al solo fine di favorire l’acquisizione delle firme digitali di tutti gli amministratori/liquidatori può essere utilizzato il MODELLO FIRME ISCRIZIONE NOMINA, che va compilato e sottoscritto digitalmente e individualmente da ogni amministratore/liquidatore nominato/confermato o sindaco effettivo per cessazione amministratori, fermo restando che almeno uno degli amministratori obbligati all’adempimento deve comunque risultare quale “dichiarante” e firmare digitalmente la domanda di iscrizione.

• Scioglimento della società di capitali accertato dagli amministratori

La domanda di iscrizione della dichiarazione di scioglimento della società, qualora intervengano una delle cause previste dall’art. 2484, comma 1, numeri da 1 a 5, cc., deve essere firmata digitalmente da uno dei componenti l’organo amministrativo. Alla domanda di iscrizione deve essere allegato l’atto da iscrivere, cioè la dichiarazione con la quale tutti i componenti l’organo amministrativo attestano che si è verificata una delle cause di scioglimento sopracitate, firmata digitalmente da tutti i soggetti che la rendono.

In luogo della dichiarazione può essere allegata la copia del verbale/decisione dell’organo amministrativo, con il/la quale lo stesso, presenti tutti i membri e all’unanimità, accerta il verificarsi della causa di scioglimento della società; il verbale dell'organo amministrativo deve essere prodotto:

- in “copia per immagine” di documento in origine cartaceo, firmato digitalmente dall’amministratore che sottoscrive la domanda di iscrizione, dichiarato conforme all'originale con la seguente dichiarazione:

«Il/La sottoscritto/a ………….., nato a ………. il …………….. dichiara, consapevole delle responsabilità penali previste ex art. 76 del D.P.R. 445/2000 in caso di falsa o mendace dichiarazione resa ai sensi dell’art. 47 del medesimo decreto, che il presente documento è stato prodotto mediante copia per immagine dell’originale analogico e che ha effettuato con esito positivo il raffronto tra lo stesso e il documento originale ai sensi dell’art. 4 del D.P.C.M. 13 novembre 2014»;

- in originale informatico con firma digitale di tutti i sottoscrittori (art. 21, comma 2, del D. Lgs. 82/2005), formato ai sensi dell’art. 2215 bis c.c. 

• Denunce al REA di Soggetti collettivi (avvio, modifica, cessazione dell’attività economica)

La denuncia/domanda (modd. S5, UL) deve essere firmata digitalmente da un componente l’organo amministrativo/socio amministratore o socio accomandatario/legale rappresentante dell’impresa. 

• Domande al R.I. (iscrizione, modifica, cessazione) e denunce al R.E.A. di impresa individuale

La domanda/denuncia deve essere firmata digitalmente dal titolare dell’impresa individuale.

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2)    Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili

L’art. 31, commi 2 quater e 2 quinquies, della Legge n. 340/2000 (come introdotto dalla Legge n. 350/2003) prevede che gli iscritti all'Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili, muniti di firma digitale, incaricati dai legali rappresentanti della società, possono richiedere l’iscrizione nel Registro delle imprese di tutti gli atti societari per i quali la stessa sia richiesta e per la cui redazione la legge non richieda l’intervento del Notaio.

Il D. Lgs. 28 giugno 2005, n. 139 avente ad oggetto la "Costituzione dell'Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili, a norma dell'articolo 2 della Legge 24 febbraio 2005, n. 34", all’art. 1 “Oggetto della professione”, comma 4, lettera f, prevede che agli iscritti “è riconosciuta competenza tecnica per l’espletamento [di determinate] attività: … [tra le quali] il deposito per l’iscrizione presso enti pubblici o privati di atti e documenti per i quali sia previsto l’utilizzo della firma digitale, ai sensi della L. 15 marzo 1997 n. 59, e del T.U. delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al D.P.R. 28.12.2000, n. 445, e loro successive modificazioni” e che pertanto gli iscritti all’Albo dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili sono da ritenersi soggetti legittimati al deposito di atti, domande e denunce presso gli enti pubblici.

Poiché le predette disposizioni di legge non fanno alcuna distinzione tra imprese individuali e societarie e la limitazione ai soli “atti societari” prevista dal comma 2-quinquies dell’art. 31 della Legge n. 340/2000, letto congiuntamente all’art. 78 del D. Lgs. n. 139/2005 si spiega alla luce della cronologia dei provvedimenti normativi che si sono succeduti nel tempo, sembra corretto estendere l’ambito di applicazione oltre che alle Società commerciali, anche agli altri soggetti non societari iscritti nel Registro delle imprese, alle imprese individuali e ai Soggetti collettivi iscritti nel R.E.A.

La Legge 191/2023, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale del 16/12/2023, che ha convertito il decreto-legge 145/2023, aggiungendo l'art. 8-ter, ha ampliato i soggetti legittimati a presentare domande al registro delle imprese/REA, consentendo la presentazione anche ai professionisti iscritti alla Sezione B dell'Albo dei dottori commercialisti e degli esperti contabili.

I professionisti iscritti all’Ordine dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili che sottoscrivono la distinta della domanda/denuncia ai sensi dell’art. 31, della Legge n. 340/2000, indicano nella stessa la loro qualità di “Professionista Incaricato”, riportando la seguente dichiarazione nel MODULO NOTE della distinta del Registro delle imprese (da utilizzare per tutte le nature giuridiche e per tutte le tipologie di adempimenti):

«Il sottoscritto Dott./Rag. _________, consapevole delle responsabilità penali previste in caso di falsa dichiarazione, ai sensi degli artt. 46 e 47 D.P.R. n. 445/2000, dichiara, ai sensi dell’art. 31, comma 2 quinquies della Legge n. 340/2000:

1. di essere iscritto alla sezione ___  dell’Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili della Provincia di ____________ al n. _____e di non aver procedimenti disciplinari in corso che comportino la sospensione dall'esercizio dell'attività professionale
2. di essere stato incaricato da tutti i soggetti obbligati per legge alla presentazione della presente domanda/denuncia, ivi compresi i soggetti indicati nei modelli Intercalari P, se allegati alla presente, allo scopo di assolvere a tutti gli adempimenti pubblicitari in essa contenuti, così come previsto dalle corrispondenti disposizioni normative di riferimento.»

Il punto 1) della dichiarazione può essere omesso se la distinta viene sottoscritta digitalmente dal commercialista con il “certificato di ruolo” rilasciato dall’Ordine, e lo stesso si qualifica in distinta come “Professionista incaricato”.

Elenco esemplificativo di alcuni tra gli adempimenti più frequenti:

• Iscrizione delle nomine, conferme e cessazioni degli amministratori/liquidatori

Ogni amministratore/liquidatore nominato o confermato può incaricare il Commercialista perché sia chiesta l’iscrizione della sua nomina.

L’amministratore può incaricare il commercialista anche per la comunicazione di cessazione degli amministratori, se la società è priva di organo di controllo. Se la società è dotata di un organo di controllo, in caso di cessazione di uno o più amministratori/liquidatori, il sindaco, soggetto obbligato all’adempimento, può incaricare il commercialista che firma digitalmente la domanda. Se il commercialista non riesce ad acquisire l’incarico da tutti gli amministratori/liquidatori, coloro che non hanno conferito l’incarico possono essere ricompresi nell’unica domanda di iscrizione firmata dal commercialista (incaricato da almeno un soggetto obbligato/legittimato) se sottoscrivono digitalmente ed individualmente il MODELLO FIRME ISCRIZIONE NOMINA. Nella sola ipotesi in cui il soggetto nominato/confermato sia presente in assemblea e risulti espressamente verbalizzato che ha accettato l’incarico conferito non è necessaria l’acquisizione della sua firma.

• Scioglimento della società di capitali accertato dagli amministratori

La domanda di iscrizione della dichiarazione di scioglimento della società, qualora intervengano una delle cause previste dall’art. 2484, comma 1 numeri da 1 a 5, cc, deve essere firmata digitalmente dal Commercialista incaricato dall’amministratore unico/un componente dell’organo amministrativo.

Alla domanda di iscrizione deve essere allegato l’atto da iscrivere, cioè la dichiarazione con la quale tutti i componenti l’organo amministrativo attestano che si è verificata una delle cause di scioglimento sopracitate, firmata digitalmente da tutti i soggetti che la rendono.

In luogo della dichiarazione può essere allegata la copia del verbale/decisione dell’organo amministrativo, con il/la quale lo stesso accerta il verificarsi della causa di scioglimento della società; il verbale dell'organo amministrativo può essere prodotto in:

1. a) copia informatica in PDF/A che riproduce il contenuto del documento originale, completa dell’indicazione dei sottoscrittori;
2. b) copia per immagine di documento in origine cartaceo;
3. c) originale informatico con firma digitale di tutti i sottoscrittori (art. 21, comma 2, del d.lgs 82/2005), formato ai sensi dell’art. 2215 bis cc.

I documenti di cui ai punti a) e b) devono riportare la dichiarazione di conformità all'originale del professionista con la seguente dichiarazione:

«Il sottoscritto ………………………, ai sensi dell’art. 31 comma 2 quinquies della Legge 340/2000, dichiara che il presente documento è conforme all’originale depositato presso la società».

• Denunce al R.E.A. di Soggetti collettivi (avvio, modifica, cessazione dell’attività economica)

La denuncia/domanda (modelli S5, UL) può essere firmata digitalmente da un commercialista appositamente incaricato da un componente l’organo amministrativo/socio amministratore o socio accomandatario/legale rappresentante dell’impresa.

• Domande al R.I. (iscrizione, modifica, cessazione) e denunce al R.E.A. di impresa individuale

La domanda/denuncia può essere firmata digitalmente da un commercialista appositamente incaricato dal titolare dell’impresa individuale.

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3)    Notai

 Il Notaio è legittimato a presentare le domande di iscrizione al Registro delle imprese:

• in esecuzione di tutte le formalità che dipendono dagli atti da lui rogati o autenticati (art. 31 comma 2-ter, Legge 340/2000);
• di atti/fatti strettamente collegati al completamento-perfezionamento della pubblicità di atti notarili rogati o autenticati dal Notaio e già iscritti (es. comunicazione di avveramento/non avveramento della condizione sospensiva presente nell’atto notarile),
• di altri atti/fatti, la cui iscrizione non risulti immediatamente collegata o dipendente dall’atto notarile dal medesimo ricevuto, in quanto la sottoscrizione della domanda con l’utilizzo della firma digitale di ruolo/funzione da parte del notaio presuppone il conferimento anteriore di un incarico professionale da parte dell’imprenditore.

Per la sottoscrizione delle domande di iscrizione nel Registro delle Imprese di atti e fatti, ovvero di denunce di iscrizione nel Repertorio Economico Amministrativo R.E.A., per le quali il Notaio non sia obbligato al relativo deposito, riguardanti Società, Cooperative, Consorzi, Imprese individuali ed altri Soggetti Collettivi iscritti nel Registro delle Imprese, nonché i Soggetti iscritti nel R.E.A., non è necessaria la formalizzazione dell’incarico in una formale procura speciale né alcuna dichiarazione esplicita di incarico in tal senso, essendo sufficiente l’utilizzo da parte del notaio della propria firma digitale di “ruolo” o “funzione”.

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