Obbligo di comunicare il domicilio digitale - PEC

Al fine di garantire il diritto all'uso delle tecnologie di cui all'art. 3 del D.Lgs n.82/2005 (Codice dell'Amministrazione Digitale) e favorire il percorso di semplificazione e di maggiore certezza delle comunicazioni telematiche tra imprese, professionisti e pubbliche amministrazioni nel rispetto della disciplina europea, le imprese, costituite in forma societaria o di impresa individuale, sono obbligate a indicare il proprio domicilio digitale di cui all'art.1, comma 1, lettera n-ter del D.lgs n.82/2005, comunicandolo al competente Registro delle imprese.

Cos’è il domicilio digitale?

Il domicilio digitale è una delle novità introdotte dal nuovo Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD, nel quale il legislatore, al fine di facilitare la comunicazione con la Pubblica Amministrazione, ha stabilito che ogni cittadino deve indicare un proprio indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) o un indirizzo di recapito certificato, quale suo domicilio digitale.

Un domicilio digitale è quindi tipicamente una casella PEC (posta elettronica certificata) che individua un “luogo virtuale” dove possono essere mandate comunicazioni al soggetto destinatario.

In sostanza la nozione di domicilio digitale, così come modificata dal D. Lgs. n. 179/2016, ricomprende non solo l’indirizzo elettronico eletto presso un servizio di posta elettronica certificata (PEC) ma anche ogni “altro servizio elettronico di recapito certificato qualificato”, come definito dal Regolamento (UE) 23 luglio 2014 n. 910 del Parlamento europeo e del Consiglio (c.d. Regolamento eIDAS) che consenta la prova del momento di ricezione di una comunicazione elettronica avente valore legale.

Cos'è la P.E.C. (Posta Elettronica Certificata)?

La Posta Elettronica Certificata (PEC), ora domicilio digitale è una particolare "casella di posta elettronica" con lo stesso valore legale di una tradizionale raccomandata con avviso di ricevimento, potendo garantire la prova dell'invio e della consegna nei rapporti con i soggetti che dispongono già di PEC.

Si tratta sostanzialmente di un messaggio di posta elettronica di cui vengono fornite le ricevute, aventi valore legale, di avvenuta spedizione e di avvenuta o mancata consegna. Per poter usufruire delle funzionalità di PEC, non è sufficiente una casella di posta normale, ma bisogna acquisire una casella (di PEC appunto) da un gestore di Posta Elettronica Certificata autorizzato.

Un elenco dei gestori pbblici di Posta Elettronica Certificata è disponibile sul sito dell’Agenzia per l’Italia digitale (AGID) Elenco gestori PEC | Agenzia per l'Italia digitale (agid.gov.it)

Tramite il portale telematico http://www.inipec.gov.it è possibile accedere (senza necessità di autenticazione) all’elenco pubblico di indirizzi di posta elettronica certificata di imprese e professionisti.

Caratteristiche delle PEC da iscrivere al Registro Imprese

La casella PEC da iscrivere al Registro Imprese deve essere:

attiva;
unica: non deve risultare assegnata ad altro soggetto;
univoca: non deve essere riferibile ad altri soggetti che non siano la stessa impresa; non sono legittimamente iscrivibili gli indirizzi PEC di professionisti, studi di consulenza, A ssociazioni di categoria messi a disposizione di uno o più clienti.

La comunicazione della PEC al Registro delle Imprese

Imprese individuali

Dal 20 ottobre 2012 le imprese individuali che si iscrivono nel Registro delle Imprese hanno l'obbligo di indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) nella domanda di iscrizione (art. 5 D.L. 18 ottobre 2012, n. 179).

Le imprese individuali già iscritte, non soggette a procedura concorsuale, erano obbligate a depositare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata entro il 30 giugno 2013.

La domanda di iscrizione da parte di un'impresa individuale che non abbia iscritto il proprio indirizzo PEC viene sospesa fino ad integrazione della domanda con l'indirizzo PEC; decorsi trenta giorni, in caso di continuata inadempienza, la domanda verrà rifiutata.

L'iscrizione dell'indirizzo PEC e le sue successive eventuali variazioni sono completamente gratuite (esenti dall'imposta di bollo e dai diritti di segreteria).

E' necessario che l'indirizzo PEC sia riconducibile esclusivamente ed univocamente ad una sola impresa (Direttiva del Ministro dello Sviluppo Economico, d'intesa con il Ministro della Giustizia, del 27/4/2015).

Non verrà chiesta alcuna integrazione all'impresa individuale che non ha provveduto a comunicare il proprio indirizzo PEC esclusivamente nel caso la stessa presenti istanza di cancellazione dal Registro delle Imprese.

Imprese costituite in forma societaria

Dal 29/11/2008, ai sensi del D.L. 185/2008, le imprese costituite in forma societaria sono tenute ad indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) nella domanda di iscrizione al Registro delle Imprese.

L'iscrizione dell'indirizzo PEC e le sue successive eventuali variazioni sono completamente gratuite (esenti dall'imposta di bollo e dai diritti di segreteria).

La domanda di iscrizione da parte di una società che non abbia iscritto il proprio indirizzo PEC viene sospesa fino ad integrazione della domanda con l'indirizzo PEC; decorsi trenta giorni, in caso di continuata inadempienza, la domanda verrà rifiutata.

I soggetti obbligati sono:

le società di capitali e di persone;
le società semplici;
le società cooperative;
le società di mutuo soccorso;
le società in liquidazione;
le società estere che hanno in Italia una o più sedi secondarie.

Con Nota 223761 del 24/11/2011 il Ministero dello Sviluppo Economico ha affermato che le società fallite non rientrano tra i soggetti obbligati all'adempimento in questione.

Quanto costa?

La comunicazione della PEC e le eventuali successive variazioni sono esenti sia dai diritti di segreteria che dall’imposta di bollo (qualora, unitamente al domicilio digitale, siano presentate altre variazioni, la domanda sconterà i relativi importi previsti).

Come comunicare la PEC dell’impresa?

COMUNICAZIONE SEMPLIFICATA: tramite "Pratica Semplice" (link esterno), il titolare/legale rappresentante, in possesso di firma digitale, può comunicare la PEC dell'impresa in forma semplificata e senza registrazione.

Nel caso si utilizzino i consueti strumenti di Comunicazione Unica (DIRE - Depositi e Istanze al Registro Imprese) non si devono compilare assolutamente altri campi oltre a quello relativo alla comunicazione della PEC (non inserire, ad esempio, i dati relativi alla sede dell'impresa).

Cosa fare prima di comunicare l'indirizzo PEC?

Verificare se l'indirizzo PEC dell'impresa è già stato dichiarato al Registro Imprese tramite apposita interrogazione sul portale http://www.registroimprese.it oppure nell'applicativo ComunicaStarweb in fase di predisposizione della pratica telematica.
Per le società la verifica può essere effettuata anche online sul sito della pratica semplice inserendo esclusivamente il codice fiscale del legale rappresentante e dell'impresa.
Assicurarsi che la PEC già comunicata sia ancora attiva
Se la PEC non è ancora stata comunicata o per modificarla è necessario innanzitutto dotarsi di una casella di posta elettronica certificata sottoscrivendo un contratto con un gestore autorizzato (vedi elenco).

Strumenti per effettuare la comunicazione della P.E.C. "Pratica semplice"

Per agevolare le imprese, sul portale www.registroimprese.it, è stata predisposta una procedura semplificata on-line che permette ai titolari/legali rappresentanti di effettuare in completa autonomia tale adempimento.

La procedura non richiede registrazione, né autenticazione, ma semplicemente il possesso del dispositivo di firma digitale.

Si dovranno fornire esclusivamente queste informazioni:

codice fiscale dell'impresa;
codice fiscale del dichiarante (titolare/legale rappresentante);
indirizzo P.E.C. valido e attivo da iscrivere al Registro delle imprese.

Utilizzando questi dati verrà predisposta automaticamente una pratica telematica di Comunicazione Unica che dovrà essere sottoscritta digitalmente dal titolare/legale rappresentante. La pratica, così formata, sarà inviata al Registro imprese direttamente dal portale.

Pratica ComunicaStarweb

Utilizzando l'applicativo ComunicaStarweb è possibile predisporre una pratica telematica di comunicazione di P.E.C. nella quale molti campi vengono precompilati con i dati già presenti negli archivi camerali riducendo la digitazione e la possibilità di errori.

Per la spedizione della pratica è necessario aver sottoscritto il contratto RegistroImprese on-line - Telemaco Pay.

Dalla pagina iniziale di Starweb:

selezionare la regione destinataria
scegliere dal menù "Comunicazione Unica impresa" la voce "variazione"
selezionare la provincia della Camera di commercio destinataria e della sede dell'impresa, inserire il numero REA, selezionare la voce "PEC" dalla sezione "Dati sede".
Se la società ha già comunicato la PEC il campo sarà già compilato, pertanto non sarà necessario procedere oltre. In caso contrario compilare il campo con l'indirizzo PEC e la data atto corrispondente alla data invio.
compilare i dati del dichiarante indicando alternativamente
- legale rappresentante
- o professionista incaricato ai sensi della Legge 340/2000 (in questo caso compilare il modello NOTE con la dichiarazione dell'incarico ricevuto)
- o delegato (procuratore speciale). In tal caso inserire il file procura ComUnica e copia del documento d'identità.
selezionare "modo bollo": esente bollo.
firmare digitalmente ed inviare la pratica.

Pratica FedraPlus

Modello S2 (solo società)

Estremi dell'atto:

Selezionare la "forma atto" comunicazione, il codice atto A99 e la "data atto" coincidente con la data di spedizione.

Riquadro 5/indirizzo della sede legale:

Compilare esclusivamente la stringa relativa all'indirizzo di posta elettronica certificata. Non compilare l'indirizzo della sede.

In caso di presentazione da parte del professionista incaricato va compilato il Modello NOTE con la dichiarazione dell'incarico ricevuto ai sensi della Legge 340/2000.

Compilare la distinta con l'indicazione del soggetto firmatario (legale rappresentante, professionista incaricato o procuratore speciale). Per le pratiche firmate dal procuratore speciale inserire il file procura ComUnica e copia del documento d'identità.

Inserire nella distinta "esente bollo".

Firmare digitalmente la pratica ed inviarla con l'applicativo Comunicazione unica d'impresa.

Conseguenze della mancata comunicazione dell’indirizzo PEC

Dal 1° ottobre 2020 TUTTE le imprese (individuali/società attive e non sottoposte a procedure concorsuali, ecc.) devono aver iscritto nel Registro Imprese un “domicilio digitale PEC” attivo e funzionante.

La mancata comunicazione comporta una sanzione amministrativa come previsto dall'art. 2630 del codice civile, in misura raddoppiata per le società (cioè da 206 a 2.064 €; se si paga entro 60 giorni dalla contestazione della violazione l'importo è di 412 €), e come indicato dall’art. 2194 del codice civile, in misura triplicata per le imprese individuali (cioè da 30 a 1.548 €, se si paga entro 60 giorni dalla contestazione della violazione l'importo è di 60 €).

Per verificare la casella PEC consultare una visura aggiornata dell’impresa scaricabile gratuitamente dal cassetto digitale dell'imprenditore (si accede con SPID o CNS) oppure ricercare l’impresa sul sito www.registroimprese.it > ricercare con nome impresa e cliccare “non sono un robot” in corrispondenza del campo PEC.

Si rammenta l’importanza di attivare il Cassetto Digitale dell’Imprenditore Il cassetto digitale dell'imprenditore (italia.it), un servizio erogato a tutte le imprese dalle Camere di Commercio in fase di iscrizione al Registro Imprese; per poter accedere al cassetto digitale e consultare tutte le informazioni e i documenti ufficiali dell’impresa, è necessario attivarlo tramite Spid o CNS.

Sanzioni

L'ufficio del Registro delle Imprese che riceve una domanda di iscrizione da parte di un'impresa (di nuova costituzione) che non ha iscritto il proprio domicilio digitale, in luogo dell'irrogazione della sanzione prevista dall'articolo 2630 del codice civile, sospende la domanda in attesa che la stessa sia integrata con il domicilio digitale (art. 5, comma 2, D.L.179/2012 e art. 16, comma 6 bis, D.L. 185/2008).

I soggetti che non hanno indicato il proprio domicilio digitale entro il 1° ottobre 2020, o il cui domicilio digitale é stato cancellato dall'ufficio del Registro delle imprese, sono sottoposti alla sanzione prevista dall'articolo 2630 c.c. in misura raddoppiata (società) e dall'articolo 2194 c.c. in misura triplicata (imprese individuali attive e non soggette a procedura concorsuale).